Pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz, są obowiązani przekazać odpis na rachunek Funduszu w dwóch terminach, tj. do 31 maja danego roku, w wysokości co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych, oraz do 30 września danego roku, w wysokości różnicy między odpisem pełnym a kwotą przekazaną w maju, powiększoną o fakultatywne zwiększenia. W końcu danego roku powinni natomiast dokonać weryfikacji ustalonych odpisów poprzez skorygowanie planowanej liczby osób zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, obejmującej pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Stanowi o tym art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349).

Wskazane terminy nie dotyczą pracodawców spoza tzw. sfery budżetowej, którzy tworzą Fundusz na zasadzie dobrowolności.