Urlopu wypoczynkowego udziela się w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 K.p.). Termin jego wykorzystania powinien wynikać z planu urlopów, a u pracodawcy, który nie sporządza takiego planu - z uzgodnień dokonanych z pracownikiem.

Przepisy kodeksowe przewidują okoliczności, w których nie dochodzi do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w wymienionych terminach, tj. w razie:

• przesunięcia jego terminu:
• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 K.p.),
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 § 2 K.p.),
• w związku z niemożnością jego rozpoczęcia w ustalonym terminie z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 165 K.p.),
• przerwania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 K.p.,
• odwołania pracownika z urlopu przez pracodawcę na podstawie art. 167 K.p.

Urlop niewykorzystany za dany rok kalendarzowy, w dniu 1 stycznia następnego roku staje się urlopem zaległym.

Ważne: Zgodnie z art. 168 K.p. urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego zgodnie z planem lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.