Pracodawca zażądał od pracownika, przebywającego od 2 miesięcy na zwolnieniu lekarskim, podania haseł do służbowej poczty elektronicznej oraz do konta pracownika na portalu zamówień publicznych. W ten sposób chce bezpośrednio z konta pracownika wystawiać na portalu informacje o przetargach. Czy pracodawca może w ten sposób posługiwać się hasłami pracownika podczas jego nieobecności w pracy?

Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika ujawnienia haseł dostępu ani do służbowej poczty elektronicznej, ani do konta na portalu zamówień publicznych, choć są to narzędzia założone przez zakład pracy i służą realizacji pracowniczych obowiązków.

W świetle wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z 28 września 2021 r. (sygn. akt VIII Pa 94/21): "(...) zarówno komputer udostępniony pracownikowi stanowi własność pracodawcy, gdyż jest on narzędziem pracy pracownika i powinien być tylko do niej wykorzystywany, jak i służbowa poczta elektroniczna jest takim narzędziem pracy. Dlatego pracodawca ma prawo sprawdzić, czy te narzędzia są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem. (...).". Zasady i ramy dostępu pracodawcy do firmowej skrzynki podczas nieobecności zatrudnionego w pracy powinny zatem wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo z obwieszczenia. Jednak w żadnym wypadku taki monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ § 2 K.p.). Według prof. Arkadiusza Sobczyka ("Kodeks pracy. Komentarz" wyd. 7I), zakaz ten: "(...) ma charakter absolutny w tym sensie, że nawet w sytuacji, gdy pracodawca wyłączy możliwość korzystania ze służbowej skrzynki mailowej dla celów prywatnych, a pracownik nie podporządkuje się temu zakazowi, prywatna korespondencja nadal podlegać będzie pełnej ochronie. (...)".