Jesteśmy samorządowym zakładem budżetowym. Na koniec lipca rozwiązaliśmy umowę o pracę z jednym z pracowników, w związku z czym zobowiązani byliśmy do wypłacenia mu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W jaki sposób ująć ten ekwiwalent w księgach rachunkowych?

W księgach rachunkowych pracodawcy (tutaj: samorządowego zakładu budżetowego) należny pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ujmuje się po stronie Wn konta 404 "Wynagrodzenia" lub odpowiedniego konta w zespole 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny na podstawie art. 171 § 1 K.p. Oznacza to, że ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Co ważne, ustala się go w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to należność przysługująca pracownikowi w związku z łączącym go z pracodawcą stosunkiem pracy. Dlatego w ewidencji księgowej ujmuje się go w kwocie brutto w kosztach działalności operacyjnej - na koncie 404 "Wynagrodzenia" lub/i na odpowiednim koncie w zespole 5. Ekwiwalent ten ewidencjonuje się w księgach zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli jego wartość należy odnieść do kosztów okresu, którego dotyczy.